Les solutions de gestion de documents pour les entreprises doivent évoluer pour répondre à divers besoins. Le suivi des documents, le stockage de fichiers et l’automatisation des flux de travail, ainsi que la classification des documents et la sécurité persistante sont les fonctionnalités les plus souvent demandées.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents?

Le logiciel de gestion de documents englobe un large éventail de fonctionnalités et d’options qui sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. De nombreuses petites et moyennes entreprises (PME), telles que les cabinets d’avocats, les entreprises créatives, les médias et les éditeurs, génèrent beaucoup de données et cherchent à se passer du papier. Le choix d’un logiciel de gestion de documents fiable et évolutif comme Gedtrans est donc essentiel pour rationaliser et automatiser les flux de travail. Pour les PME, un logiciel efficace peut améliorer les performances globales pour plusieurs raisons. Tout d’abord, cela permet d’avoir un endroit pour stocker et organiser les documents. Le contrôle de version, les flux de travail, les autorisations d’accès, la sauvegarde et la protection des données peuvent également être gérés par une solution de gestion de documents. C’est le point de départ pour stocker, sécuriser et partager divers documents commerciaux. Par ailleurs, le stockage de fichiers traditionnel complique la gestion et le maintien de la sécurité. Bien que certaines fonctionnalités soient disponibles pour obtenir des autorisations sur un fichier ou un dossier, ces dernières peuvent être annulées tout simplement en déplaçant les fichiers d’un dossier à un autre. Par ailleurs, le suivi des modifications apportées à un document stocké dans un dossier partagé sur un serveur d’entreprise est presque impossible pour les utilisateurs, tout comme la maintenance et l’évaluation d’un journal d’audit. Même en termes de collaboration, il y a des améliorations significatives à gagner en abandonnant le partage de fichiers traditionnel.

Stockage et collaboration

Même de manière très élémentaire, un système de gestion des documents devrait pouvoir stocker des documents peu importe les fichiers. Il faut toutefois vérifier les exigences de l’entreprise à cet égard et opter pour le logiciel le plus approprié. Il existe en effet certains types de fichiers propriétaires, en particulier dans les applications métier personnalisées, que tous les logiciels de gestion de documents ne peuvent pas prendre en charge. En outre, le système doit également fournir des outils pour organiser tous les fichiers et trouver ceux qui répondent aux critères définis par l’utilisateur, avec un minimum d’effort ou de ressources système. Le plus souvent, cela se présente sous la forme d’une fonctionnalité de « recherche intelligente »; C’est une autre caractéristique clé qu’il faut tester lors de la phase d’évaluation. Les fonctionnalités telles que les balises et les champs de clé personnalisables sont importantes pour la recherche de fichiers. Certaines solutions, telles que Microsoft SharePoint Online ou Gedtrans, fournissent des fonctionnalités qui classent ou balisent automatiquement les documents en fonction des règles configurées par l’utilisateur. Cela améliore non seulement la fiabilité des données contenues dans les documents, mais facilite aussi la recherche des documents.

La plupart des systèmes de gestion des documents incluent une certaine quantité de stockage en ligne sur le cloud, telle qu’Adobe Document Cloud Standard et Microsoft SharePoint Online. Cependant, cela ne doit pas être considéré comme le principal critère d’achat car le stockage est l’unes des fonctionnalités de base. Pour la plupart des organisations, ce n’est pas le facteur le plus important lors de l’évaluation d’un système de gestion de contenus. Les efforts de collaboration, tels que le partage de documents, l’affichage des modifications (comme dans un historique de révision organisé) ou le travail simultané sur un document avec un autre utilisateur sont les fonctionnalités qui permettront d’améliorer l’efficacité d’une équipe.

Partage, approbations et signatures

Dans la plupart des cas, les documents sont censés être partagés au sein de l’entreprise et des équipes. Ainsi, les outils fournis pour la gestion de tels fichiers doivent être prioritaire pour tout système de gestion de documents. Les logiciels utilisés doivent au minimum rationaliser la communication et améliorer les retours du point de vue de l’efficacité ou du point de vue du client. Mais ces outils peuvent également prendre en charge le suivi des communications et générer de rapports. Cette caractéristique peut être particulièrement critique pour les documents ayant des conséquences en termes de conformité ou juridiques.

Les fonctionnalités de collaboration sont également importantes. Le fait d’avoir une option d’archivage et d’extraction qui verrouille l’accès lorsqu’un utilisateur a téléchargé un fichier évite le chevauchement des modifications et peut s’avérer indispensable pour la sécurité. L’historique des versions est un excellent moyen de savoir qui a édité les fichiers et quand, et de pouvoir revenir à une version antérieure si le fichier est corrompu ou si des erreurs ont été commises. Certains programmes nécessitent une intégration avec Microsoft Office 365 ou Google Drive for Work pour modifier des documents en ligne, tandis que d’autres fournissent leurs propres outils de traitement de texte et de publication de documents.